近年、インターネットやスマートフォンの発展から、サロンのオンライン予約は当たり前となっています。サロン側は予約を管理しやすくなった一方、顧客からのメールによるキャンセルも多くなっているため、キャンセル事情に合わせたサロン側の対応が求められます。
本記事では、サロンにおけるキャンセルメールの例文を紹介します。ただキャンセルに対応するのではなく、次の予約につなげたいと考えているサロン運営者の方は、ぜひ参考にしてみてください。
サロンにおけるキャンセルメールのポイント
キャンセルが顧客側、サロン側のどちらからであっても、「誰が」「いつどの予約を」「どういった理由で」キャンセルするのかを、お互いが確認できることが重要です。ただし、相手の気分を害するようなラフな言い回しを使わない、キャンセル理由の説明が過剰にならないようにするといったことを意識する必要があります。
顧客側からのキャンセルに対応する場合
・件名：「ご予約キャンセル確認のご連絡」など件名を見ただけで内容がわかるもの
・宛名：顧客名を明記
・本文：予約への感謝、予約日時、キャンセルを承諾した旨、配慮の言葉
・結び：再予約についてや、顧客からの質問への案内など
・署名：サロン名、担当者名、連絡先
サロン側からのキャンセルの場合
・件名：「ご予約キャンセルのご連絡」など件名を見ただけで内容がわかるもの
・宛名：顧客名を明記
・本文：予約への感謝、予約日時、キャンセル理由、謝罪の言葉
・結び：今後の案内や再予約についてなど
・署名：サロン名、担当者名、連絡先
顧客側の都合でキャンセルが発生する場合に対応する例文
顧客の都合が悪くなった場合
【サロン△△ ご予約キャンセル確認のご連絡】
〇〇様
この度は、キャンセルの旨をメッセージくださり、誠にありがとうございました。
〇月〇日〇時に入れていただいたご予約について、ご都合が悪くなってしまったとのこと、承知いたしました。
お忙しい中、丁寧にご連絡いただき、ありがとうございました。
ご予約日時の変更につきましては、改めて予約サイトよりお申込みいただけますと幸いです。
〇〇様にまたお会いできますこと、スタッフ一同心待ちにしております。
サロン△△ 担当：□□
所在地：〒123-4567 〇〇県〇〇市〇〇区〇番地1-1 〇〇ビル1階
電話番号：000-0000-0000
HP：https://～～～
顧客が体調不良の場合
【サロン△△ ご予約キャンセル確認のご連絡】
〇〇様
この度は、大変なときにも関わらずご丁寧にご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました。
〇月〇日〇時のご予約のキャンセル、承知いたしました。
体調を最優先でどうぞお大事になさってください。改めてのご予約を心よりお待ちしております。
サロン△△ 担当：□□
所在地：〒123-4567 〇〇県〇〇市〇〇区〇番地1-1 〇〇ビル1階
電話番号：000-0000-0000
HP：https://～～～
災害や天候が原因の場合
【サロン△△ ご予約キャンセル確認のご連絡】
〇〇様
この度は、悪天候の中ご連絡いただき誠にありがとうございます。 〇月〇日〇時のご予約のキャンセル、承知いたしました。
安全が第一ですので、どうぞ無理をなさらずお過ごしください。 天候が落ち着きましたら、ぜひまたご予約をいただければ幸いです。
〇〇様のご来店をスタッフ一同心よりお待ちしております。 お身体には十分お気を付けください。
サロン△△ 担当：□□
所在地：〒123-4567 〇〇県〇〇市〇〇区〇番地1-1 〇〇ビル1階
電話番号：000-0000-0000
HP：https://～～～
顧客の無断キャンセルの場合
【サロン△△ ご予約キャンセルのご連絡】
〇〇様
〇月〇日〇時にご予約いただいておりましたが、ご来店いただけませんでしたので、誠に勝手ながらキャンセル扱いとさせていただきました。
恐れ入りますが、ご了承くださいませ。
当サロンではキャンセル規定がございますので、ご確認をお願いいたします。
またご都合のよいときに、改めてご予約いただけますと幸いです。〇〇様に次回お会いできますよう、スタッフ一同お待ちしております。
サロン△△ 担当：□□
所在地：〒123-4567 〇〇県〇〇市〇〇区〇番地1-1 〇〇ビル1階
電話番号：000-0000-0000
HP：https://～～～
サロン側の都合でキャンセルが発生する場合の例文
担当スタッフが体調不良の場合
【サロン△△ ご予約キャンセルのご連絡】
〇〇様
この度は、サロン△△をご予約くださいまして誠にありがとうございます。
〇月〇日〇時にご予約いただいていた件につきましてお知らせいたします。
急なご連絡となり大変恐縮ですが、担当スタッフ〇〇の体調不良により、ご予約がキャンセルとなりましたので、ご予約日時の変更をお願い申し上げます。
〇〇様にはご不便をおかけし、大変申し訳ございません。
ご不明点やご希望がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。〇〇様のご来店をスタッフ一同お待ちしております。
サロン△△ 担当：□□
所在地：〒123-4567 〇〇県〇〇市〇〇区〇番地1-1 〇〇ビル1階
電話番号：000-0000-0000
HP：https://～～～
臨時休業の場合
【サロン△△ 臨時休業に伴うご予約キャンセルのご連絡】
〇〇様
この度は、サロン△△をご予約くださいましてありがとうございます。
誠に勝手ながら、〇月〇日〇時にいただいていたご予約を、〇〇に伴う臨時休業のためキャンセルさせていただきます。
このたびはサロン側の都合によりご予約をキャンセルさせていただくこととなり、誠に申し訳ございません。お客様にはご不便をおかけしますが、安全を最優先に考え、このような判断をさせていただきました。何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
再予約に関しまして、ご都合のよい日にちを教えていただければ、優先的にご予約をお取りできるように手配いたします。
ご不明点やご希望がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。〇〇様のご来店をスタッフ一同お待ちしております。
サロン△△ 担当：□□
所在地：〒123-4567 〇〇県〇〇市〇〇区〇番地1-1 〇〇ビル1階
電話番号：000-0000-0000
HP：https://～～～
ダブルブッキングによる予約キャンセルの場合
【サロン△△ ご予約キャンセルのご連絡】
〇〇様
この度は、サロン△△をご予約くださいまして誠にありがとうございます。
〇月〇日〇時にご予約をいただいておりましたが、手違いにより、他のお客様との予約が重なってしまい、〇〇様のご予約をキャンセルさせていただくこととなりました。心よりお詫び申し上げます。
ご不便をおかけしてしまい、大変恐縮ではございますが、ご都合のよい日にちを教えていただければ、優先的にご予約をお取りできるように手配いたします。
ご希望がございましたら、お気軽にお申し付けくださいませ。〇〇様にまたお会いできますこと、スタッフ一同心待ちにしております。
サロン△△ 担当：□□
所在地：〒123-4567 〇〇県〇〇市〇〇区〇番地1-1 〇〇ビル1階
電話番号：000-0000-0000
HP：https://～～～
RESERVAで素早く確実なキャンセルメールを送信
RESERVAは、累計導入数35万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい方、使用感を確かめてから導入したい方にもおすすめです。
RESERVAを活用することで、キャンセルメールの送信を効率化できます。例えば、テンプレートを作成しておくことで、素早く顧客へメールを送信することが可能です。一方で、一人ひとりの顧客に合わせてカスタマイズしたメールを送る機能も備わっているため、顧客ごとに寄り添った対応が求められる場面でも役立ちます。
キャンセルに関わる業務を効率化するRESERVAの機能
予約キャンセル機能
予約者側からも管理者側からも、予約キャンセルができる機能です。予約者がキャンセルした際、予約者側と店舗側双方にキャンセルメールが自動で送信されます。会員の場合は、マイページから予約のキャンセルが可能であり、キャンセル待ちを申し込むことも可能です。
詳しくはこちら：キャンセル機能の活用方法を解説【RESERVA機能紹介】
リマインドメール機能
予約リマインドメール機能を活用することで、予約者に対して予約日時の確認を促すために配信するメールを自動で送信できます。
リマインドメールを受け取ることで、忘れていた予約を思い出してもらえるため、直前・無断キャンセルを防ぐほか、予約者への気遣いやホスピタリティを演出する効果があります。
特定日設定機能
特定日設定機能とは、特定の日付における営業時間の変更や休日設定・特別料金設定を行える機能です。この機能を活用することで、急な臨時休業などに対応できます。
詳しくはこちら：特定日を設定して臨時営業・休業に対応！【RESERVA機能紹介】
まとめ
キャンセル情報はわかりやすく即時的に伝えることが重要であり、顧客への伝達漏れが起こった場合、サロンへの信頼性が損なわれ、顧客を失う可能性があります。キャンセルメールは、単なる情報伝達にとどまらず、顧客満足度や店舗の信頼性向上に直結する重要な役割を果たすため、積極的に活用する必要があります。予約システムを導入することで、カスタマイズしたメールのみならず、テンプレートの作成によって迅速なキャンセルメールを送信でき、業務効率化につながります。
本記事が、サロンの運営におけるキャンセルメールの文面について悩んでいる事業主の方の参考になれば幸いです。
